Privacy & Cookie Statement Motion4Life

1. Privacy beleid en privacyverklaring
Op de website hebben wij een (korte) privacyverklaring gepubliceerd. In dit privacy beleid wordt alles wat in de privacyverklaring staat uitgebreider uitgelegd. U kunt hier lezen welke persoonsgegevens ik van u verwerk als u cliënt van Motion4Life bent, als u mijn website bezoekt en als u op wat voor manier dan ook contact met mij hebt. Ook leg ik uit waarvoor ik uw persoonsgegevens gebruik, wie uw persoonsgegevens bij mij kunnen zien en met wie ik uw persoonsgegevens deel.

Ik vind uw privacy belangrijk en ik doe er alles aan om uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk te behandelen. 

2. Wie ben ik?
Ik ben Mirjam Lub van Motion4Life, consultant, trainer en coach. Ik doe alle werkzaamheden voor Motion4Life te Oosterbeek opgericht in 2004 te Emmen. 

2.1 Wat bedoelen we met persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarvan bekend is dat ze bij u horen, zoals uw naam, geboortedatum, contactgegevens (adres, emailadres, ip-adres).  Dit zijn de gewone persoonsgegevens. 

Naast de gewone persoonsgegevens zijn er ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens over uw gezondheidssituatie.Voor het verwerken van deze bijzondere persoonsgegevens gelden strengere regels.

2.2 Wat bedoelen we met verwerken?
Verwerken is een heel breed begrip. Het gaat om alles wat je kunt doen met persoonsgegevens. Van verzamelen tot vernietigen. 

In de Europese privacywetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming genoemd) ligt vast wat bedoeld wordt met verwerken van persoonsgegevens:

  • verzamelen;
  • vastleggen;
  • ordenen;
  • bewaren;
  • bijwerken;
  • wijzigen;
  • opvragen;
  • raadplegen;
  • gebruiken;
  • doorzenden;
  • verspreiden;
  • beschikbaar stellen;
  • samenbrengen;
  • met elkaar in verband brengen,
  • afschermen;
  • uitwissen;
  • vernietigen.

Als ik hier spreek over het gebruiken of verwerken van uw persoonsgegevens dan bedoelen we dus één van deze vormen van verwerken.

3. Welke persoonsgegevens gebruikt Motion4Life en waarom?
Motion4Life verzorgt trainingen, coaching en consultancy bij bedrijven en overheidsinstellingen. Ik heb uw persoonsgegevens nodig om altijd te kunnen nazien hoe het gestelde doel van verandering en verbetering gehaald wordt en welke verbeteringen er behaald zijn in het persoonlijke en/of teamproces. Hieronder leg ik uit welke persoonsgegevens ik in welke situatie gebruik.

3.1 Weten wie u bent
Als ik zaken met u doe, moet ik volgens de wet vaststellen wie u bent. Als ik contact met u op wil nemen, moet ik natuurlijk weten hoe ik u aan moeten spreken en waar ik mijn bericht per post of e-mail naar toe kan sturen.

Hiervoor verzamelen we de volgende persoonsgegevens:

  • uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
  • een kopie van uw legitimatiebewijs.

3.2 Voor ondertekening van een offerte
In een offerte die ik heb opgesteld na overleg, vermeld ik doelen en resultaten. Na het besluit of de offerte doorgang mag vinden, vraag ik u deze offerte te ondertekenen. In de offerte staan bedrijfsgegevens en soms persoonlijke gegevens van medewerkers van uw bedrijf. Deze gegevens heb ik nodig, maar ik zal zo weinig mogelijk gedetailleerde informatie opslaan. Ook zorg ik ervoor dat gegevens van personen zo min mogelijk te herleiden zijn naar die persoon. 

Hiervoor verzamel ik de volgende soort gegevens:

  • naam, adres, telefoonnummer en e-mail adres;
  • geboortedatum en geslacht;

Ook gebruiken we hiervoor soms bijzondere persoonsgegevens zoals:

  • gegevens over uw gezondheid;
  • gegevens over kwaliteiten en valkuilen
  • gegevens over werkzaamheden
  • gegevens over interactie met teamgenoten indien nodig

Er zijn extra strenge regels voor het verwerken van deze persoonsgegevens

Verder bewaar ik informatie als u contact met mij heeft gehad. Bijvoorbeeld notities over telefoongesprekken, brieven en e-mails, zodat ik weet wanneer en waarover u contact met mij heeft gehad.

3.3 Om te kunnen voldoen aan de wet en om fraude te voorkomen
Voor ik zaken met u mag doen moet ik controleren of u echt bent wie u zegt te zijn. 

3.4 Via internet

Cookies
Cookies zijn kleine gegevenspakketjes die op uw computer, laptop, tablet of smartphone worden gedownload op het moment dat u mijn website bezoekt. Bij een volgend bezoek aan mijn website zorgen deze cookies ervoor dat uw apparaat meteen wordt herkend. Door cookies te gebruiken kan de website tijdelijk informatie over bezoeken en bezoekers opslaan.

Ik gebruik functionele cookies. Die zorgen ervoor dat de website goed werkt en verzamelt gegevens over de manier waarop mensen onze site gebruiken. Deze informatie gebruiken we om de website te verbeteren. Een overzicht van onze cookies vindt u hieronder.

4. Wie kunnen uw persoonsgegevens allemaal zien?
Binnen Motion4Life ben ik de enige die de persoonsgegevens ziet.
Gegevens over uw gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens en daarin ben ik de enige die deze gegevens kan inzien.

5. Met wie deel ik uw persoonsgegevens?
Ik deel uw gegevens niet zomaar met anderen buiten Motion4Life. Dat doen we alleen als er een goede reden of een verplichting voor is. Bovendien zorgen we dat we uw gegevens dan op een veilige manier doorgeven, zoals via beveiligde e-mail.

Wij kunnen uw gegevens delen met:

  • dienstverleners die voor Motion4Life werken, zoals:
  • bedrijven die het ontwerp, het beheer, het onderhoud en het verbeteren van mijn IT-systemen, mijn website, mijn internetapplicaties enzovoorts uitvoeren;
  • bedrijven die mijn administratie controleert.

6. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?
Uw privacy vindt Motion4Life belangrijk en ik doe er alles aan om uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk te behandelen. Ik houd me daarbij aan de wet- en regelgeving. 

Toegang tot gegevens
Mijn computersysteem en mijn kantoor zijn goed beveiligd, zodat er geen onbevoegden bij uw persoonsgegevens kunnen komen. Ook mijn computer is goed beveiligd met wachtwoorden en deze wachtwoorden worden regelmatig veranderd. 

Afspraken over delen van persoonsgegevens
Als ik persoonsgegevens met anderen moet delen (zie punt 5) heb ik afgesproken welke persoonsgegevens dat zijn en wat die anderen daar mee mogen doen. Deze afspraken leggen wij vast in een bewerkersovereenkomst.

Datalekken
Als er toch persoonsgegevens van u verloren gaan of in verkeerde handen komen, dan leggen we dat vast.

Bewaartermijnen
Voor sommige gegevens is een termijn voorgeschreven dat ik uw gegevens moeten bewaren (zolang de opdracht loopt). Voor andere gegevens geldt juist dat deze niet langer dan strikt noodzakelijk bewaard mogen blijven. Ik houd me aan de bewaartermijn, de termijn zo lang als de opdracht loopt, en zal waar mogelijk gegevens die niet bewaard hoeven te blijven verwijderen uit mijn systemen. Of ik bewaar ze op een manier waardoor deze niet meer naar u te herleiden zijn. In heel specifieke gevallen kan ik uw gegevens langer bewaren, bijvoorbeeld voor juridische procedures.

7. Uw rechten 
Als cliënt heeft u bepaalde rechten die genoemd worden in de privacywet. Als u gebruik van deze rechten wilt maken kunt u een schriftelijk verzoek sturen naar de Functionaris Gegevensbescherming (zie punt 8) met een kopie van uw legitimatiebewijs.

U heeft de volgende rechten:

Recht op inzage
Als u wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben kunt u inzage vragen in de gegevens die Motion4Life van u verwerkt. 

Recht op rectificatie en wissing
Staan er onjuiste persoonsgegevens in het overzicht? Laat het mij weten. Ik pas deze dan aan. U kunt mij ook vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.

Soms mag ik uw persoonsgegevens niet aanpassen of verwijderen, bijvoorbeeld als dat in strijd is met de wet.

Recht om bezwaar te maken tegen verwerking persoonsgegevens
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens. Laat mij dit weten. Ik zal u dan informeren over de mogelijke gevolgen voor mijn dienstverlening aan u. Op basis hiervan kunt u vervolgens beslissen of u bij uw bezwaar blijft of niet.

Recht op intrekking van uw toestemming
Als ik toestemming aan u hebben gevraagd om bepaalde persoonsgegevens te verwerken, dan mag u deze toestemming op elk moment intrekken. Ik mag dan uw persoonsgegevens niet langer gebruiken.

Recht op het laten doorsturen van uw gegevens (dataportabiliteit)
Als u mij dat verzoekt moet ik uw persoonsgegevens doorsturen aan een andere instelling. 

Recht om klacht in te dienen
Als u vindt dat ik mij bij de verwerking van uw persoonsgegevens niet aan de wet houd, of als u vindt dat ik onzorgvuldig handel dan kunt u hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hoe dit gaat kunt u lezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-perso...

Ook kunt u uw klacht voorleggen aan een bevoegde Nederlandse rechter.

8. Wijziging beleid
Motion4Life kan dit beleid aanpassen, bijvoorbeeld als de wet of inzichten over privacybescherming veranderen. Leest u dit beleid regelmatig door op onze website. Hier staat altijd onze laatste versie.